Mise à jour 2021 : la mise à jour se limite à l’ajout de l’attestation à la mi-parcours.
Mise à jour 2022 : la mise à jour se limite à l’ajout des minorités de genre et au remplacement du terme « minorités visibles » par « personnes racisées ».
Avant de prendre connaissance des exigences ci-dessous, veuillez noter que :
- les établissements doivent respecter les exigences relatives au recrutement et aux mises en candidature lors de la dotation d’une chaire de recherche du Canada de niveau 1 ou 2 qui leur a été attribuée;
- le Programme des chaires de recherche du Canada surveillera attentivement la conformité à ces exigences. S’il est établi, au terme d’un exercice de surveillance, que le processus de recrutement n’était pas conforme, le Programme se réserve le droit de retirer une candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’une ou d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours.
Tous les postes de titulaire de chaire de recherche du Canada doivent être pourvus en conformité avec les exigences en matière de recrutement et de mise en candidature exposées ci-après, qui reposent sur des principes d’ouverture, de transparence et de reddition de comptes. Il s’agit des exigences minimales auxquelles les établissements doivent satisfaire lors de la dotation d’une chaire qui leur a été attribuée. Les établissements sont également invités à intégrer d’autres pratiques exemplaires dans leurs processus.
1) Responsabilité de l’établissement
- Au moment de doter une chaire qui lui a été attribuée, l’établissement doit tenir compte de la nécessité d’atteindre ses cibles en matière d’équité et de diversité, notamment pour les femmes, les minorités de genre, les personnes en situation de handicap, les Autochtones et les personnes racisées (selon le cas).
- Ces exigences s’appliquent à toutes les mises en candidature (exception faite des renouvellements de mandat), que ce soit dans le cadre d’un recrutement à l’interne (destiné uniquement aux membres du corps professoral) ou à l’externe (pour attirer de nouveaux membres au sein du corps professoral), et aux cas où la candidature d’une ou d’un titulaire de chaire de niveau 2 est proposée pour doter une chaire de niveau 1 dans le même établissement.
- Avant de lancer le processus de recrutement, l’établissement doit désigner une représentante ou un représentant de haut rang qui sera chargé de veiller à ce que les exigences soient respectées et qui le confirmera en remplissant l’Attestation de l’établissement – Processus de recrutement et de mise en candidature dans le portail Convergence.
- Le Programme refusera les mises en candidature pour lesquelles l’annonce du poste et (ou) le processus de recrutement et de mise en candidature n’auront pas été conformes aux exigences.
- Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements se réserve le droit de demander à un établissement de fournir, à tout moment dans les 48 mois suivant la présentation d’une candidature, les documents attestant que les exigences ont été respectées. Exemples de documents demandés
- Le Programme surveillera attentivement la conformité à ces exigences. S’il est établi, au terme d’un exercice de surveillance, que le processus de recrutement n’était pas conforme, le Programme se réserve le droit de retirer la candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’une ou d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours.
2) Attribution de postes de titulaire de chaire
L’établissement doit :
- tenir compte de ses cibles en matière d’équité et des lacunes à combler lorsqu’il attribue un poste de titulaire de chaire à un département ou à une faculté, décide du champ de recherche à soutenir au moyen d’une chaire et choisit de s’en tenir à des candidatures internes;
- envisager la possibilité de constituer un bassin de candidatures diversifié quand il définit le champ de recherche visé, sachant qu’un vaste champ de recherche est plus susceptible de diversifier ce bassin.
3) Annonces et affichages de postes
L’établissement doit :
- annoncer tout poste de chaire sur sa page Web publique consacrée à la reddition de comptes pendant une période d’au moins 30 jours précédant la clôture du concours (ceci s’applique à toutes les nouvelles mises en candidature, même celles qui sont destinées uniquement aux membres du corps professoral). À noter que tous les affichages doivent être archivés et que le public doit y avoir accès pendant au moins trois ans suivant la date d’affichage;
- le jour même de l’affichage en ligne, envoyer par courriel, à information@chairs-chaires.gc.ca, les liens vers tous les affichages de postes de titulaire de chaire. Le Programme surveillera attentivement tous les affichages de postes pour s’assurer qu’ils respectent les exigences mentionnées ci-dessous;
- s’abstenir, à des fins de transparence, d’annoncer un poste plus de deux ans avant de présenter la candidature au Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements.
L’annonce du poste doit :
- mentionner clairement la date de l’affichage en ligne;
- indiquer clairement que le poste a trait à une chaire de recherche du Canada et préciser le champ de recherche et le niveau de la chaire (1 ou 2);
- s’il s’agit d’un poste de chaire de niveau 2, suivre expressément le processus approprié de présentation d’une justification et éviter d’utiliser des formulations trompeuses ou restrictives concernant l’admissibilité à une chaire de niveau 2 (voir la rubrique Affichage des postes de titulaire de chaire pour les chaires de niveau 2);
- si l’établissement exige un doctorat pour le poste, préciser que cette exigence relève de l’établissement et non du Programme;
- inclure un énoncé qui reconnaît l’incidence que peuvent avoir certaines circonstances personnelles – maladie, handicap, responsabilités familiales et communautaires (congé de maternité, congé parental, congé de maladie, congé pour prendre soin d’une ou d’un membre de sa famille ou ralentissement attribuable à une maladie chronique ou à un handicap) – sur le dossier de réalisations en recherche d’une candidate ou d’un candidat et préciser qu’elles seront dûment prises en compte dans le processus d’évaluation;
- encourager la candidature des femmes, des personnes faisant partie de minorités de genre, des personnes en situation de handicap, des Autochtones et des personnes racisées;
- inclure un énoncé sur l’engagement de l’établissement quant au respect de l’équité, de la diversité et de l’inclusion;
- inclure un énoncé sur la politique de l’établissement relativement aux mesures d’adaptation et fournir les coordonnées d’une personne pouvant répondre aux demandes en la matière (p. ex. des mesures pour les candidates et candidats neurodivergents, ayant une déficience auditive ou à mobilité réduite);
- utiliser une écriture inclusive, impartiale et non genrée et mettre l’accent uniquement sur les qualifications et les compétences nécessaires pour le poste.
4) Recherche de candidatures
L’établissement doit veiller à :
- déployer des efforts proactifs pour constituer un bassin de candidatures diversifié, notamment en :
- s’assurant que le champ de recherche défini est suffisamment vaste;
- choisissant soigneusement les lieux de publication des annonces (associations professionnelles et associations visant des groupes sous-représentés);
- faisant appel à des firmes ou agences de recrutement;
- établir de façon définitive les critères de sélection et le processus d’évaluation avant de lancer le processus de recrutement et les appliquer de façon uniforme et équitable à toutes les candidatures;
- consigner soigneusement, à toutes les étapes, le processus d’évaluation et les décisions des comités de recrutement et d’embauche;
- gérer de façon ouverte et transparente les conflits d’intérêts réels ou potentiels dans le cadre du processus;
- faire participer l’agente ou l’agent en matière d’équité de l’établissement (ou une ou un membre du comité, ou la ou le responsable désigné à titre de champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion au sein de l’établissement) au processus et s’assurer qu’il est consulté à toutes les étapes (de l’élaboration de la proposition à la sélection finale de la candidate ou du candidat);
- recueillir les données des déclarations volontaires de tous les candidats et candidates en ayant recours à des pratiques exemplaires.
5) Comité de mise en candidature
Lorsqu’il prend ses décisions, le comité (un groupe de personnes et non une seule personne) doit suivre un processus de recrutement et de mise en candidature équitable et objectif.
Le comité de recrutement et de mise en candidature doit :
- être représentatif des groupes sous-représentés, c’est-à-dire comporter au moins une personne de l’un de ces groupes;
- comprendre une agente ou un agent en matière d’équité et de diversité (ou une ou un membre du comité, ou la ou le responsable désigné à titre de champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion de l’établissement);
- avoir reçu une formation sur les répercussions négatives que peuvent avoir les préjugés inconscients, le racisme et la discrimination sur les processus d’évaluation et de prise de décisions, ainsi que sur les obstacles systémiques susceptibles de nuire à l’avancement professionnel des personnes de groupes sous-représentés;
- bien connaître les engagements pris par l’établissement à l’égard de l’équité et la stratégie qu’il a adoptée pour atteindre (ou continuer d’atteindre) ses cibles en la matière et pour remédier aux lacunes;
- adopter des pratiques exemplaires pour protéger la vie privée et les renseignements personnels de tous les candidats et candidates (données des déclarations volontaires et information ayant trait à des circonstances personnelles, comme un handicap, une maladie ou des congés).
6) Attestation à la mi-parcours
Le formulaire d’attestation de mi-parcours doit aussi être téléversé dans la section « Documents à l’appui » du portail Convergence au moment de la mise en candidature.
7) Décision de mise en candidature
Le comité de recrutement et de mise en candidature doit :
- tenir compte de l’incidence possible, sur le dossier d’une candidate ou d’un candidat potentiel, de certaines circonstances personnelles ayant mené à un congé ou à un ralentissement lors de l’évaluation des résultats de recherche;
- tenir compte du fait que des circonstances personnelles peuvent contribuer à ralentir les activités professionnelles en dehors d’une période de congé officielle, notamment durant la période de transition qui précède ou suit un congé (p. ex. des complications durant la grossesse qui nuisent à la productivité avant le départ officiel en congé de maternité) ou du fait qu’un handicap peut nuire aux activités quotidiennes d’une personne (p. ex. douleur chronique, maladie mentale, neurodiversité ou problème de mobilité);
- veiller à ce que le processus d’évaluation ne désavantage pas les travaux d’érudition ou de recherche non classiques ou atypiques, fondés sur des modes de connaissances autochtones, sortant des sentiers battus d’une discipline ou mettant l’accent sur des questions ayant trait au genre, à la race ou à l’équité;
- s’assurer que le besoin de mesures d’adaptation en milieu de travail ne nuise pas à une candidature lors de l’évaluation;
- examiner la décision d’embauche finale (et la remettre en question, au besoin) pour s’assurer qu’aucun préjugé inconscient ou conflit d’intérêts n’a eu d’incidence négative et que la décision cadre avec le plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion de l’établissement;
- fournir à la représentante ou au représentant de haut rang de l’établissement le rapport écrit du comité de mise en candidature, signé par tous ses membres, qui atteste du respect des exigences.
8) Mise en candidature
Avant de présenter une candidature au Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements, la représentante ou le représentant de haut rang désigné par l’établissement doit examiner le processus de recrutement et de mise en candidature, les documents qui s’y rapportent et le dossier de mise en candidature afin de s’assurer que :
- les exigences mentionnées précédemment ont été respectées;
- la mise en candidature est conforme à l’engagement du Programme à l’égard de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et conforme au plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion de l’établissement;
- le niveau de soutien (p. ex. le temps réservé aux activités de recherche, l’allocation de recherche, le mentorat, l’équipement et le financement obtenu de la Fondation canadienne pour l’innovation) offert par l’établissement à la personne est équitable et comparable à celui offert aux autres titulaires de chaire de l’établissement (c’est-à-dire que des mesures ont été prises pour éviter le manque d’équité dans le niveau de soutien offert).
La représentante ou le représentant de haut rang désigné par l’établissement doit remplir l’Attestation de l’établissement – Processus de recrutement et de mise en candidature dans le portail Convergence au moment de la mise en candidature. Le formulaire d’attestation de mi-parcours, envoyé auparavant par courriel durant le processus de recrutement, doit aussi être téléversé dans la section « Documents à l’appui » du portail Convergence.
9) Mécanisme de maintien en poste d’urgence
C’est uniquement dans des circonstances très exceptionnelles qu’un établissement devrait avoir recours à un poste de chaire de recherche du Canada pour le maintien en poste d’urgence (c.-à-d. pour offrir un poste sans concours à une personne afin de la garder au sein de l’établissement). Le mécanisme de maintien en poste d’urgence ne peut être utilisé que par des établissements qui atteignent toutes leurs cibles en matière d’équité ou dans les cas où la mise en candidature de la personne contribue à l’atteinte de ces cibles.
Conformément aux principes d’ouverture et de transparence, l’établissement doit démontrer publiquement le caractère exceptionnel de ce type de mise en candidature en affichant sur ses pages Web publiques consacrées à la reddition de comptes et à la transparence un énoncé qui :
- annonce son intention de proposer la candidature d’une personne en ayant recours au mécanisme de maintien en poste d’urgence;
- justifie de façon détaillée les raisons du recours à ce mécanisme (en veillant à ne pas divulguer les renseignements personnels de la personne mise en candidature);
- confirme avoir pris en compte ses cibles en matière d’équité pour arriver à la décision;
- fournit le nom et les coordonnées de la représentante ou du représentant de haut rang de l’établissement qui a approuvé la décision;
- fournit le nom et les coordonnées d’une représentante ou d’un représentant de l’établissement qui peut répondre aux questions soulevées par la mise en candidature.
L’établissement doit :
- veiller à ce que tout énoncé ayant trait à la transparence soit affiché dans son site public pendant une période d’au moins 30 jours précédant la présentation de la mise en candidature, afin qu’il y ait suffisamment de temps pour en discuter au sein de l’établissement;
- le jour même de l’affichage en ligne, envoyer par courriel, à information@chairs-chaires.gc.ca, le lien vers la version en ligne de l’énoncé et joindre la version PDF;
- joindre un exemplaire de l’énoncé au dossier de mise en candidature dans le portail Convergence;
- archiver tous les énoncés ayant trait à la transparence afin qu’ils soient accessibles dans les pages du site Web public que l’établissement consacre à la reddition de comptes et à la transparence pendant au moins trois ans.
10) Renouvellements
Dans un souci d’ouverture et de transparence à l’égard de ses titulaires de chaire actuels, l’établissement doit établir des critères clairs pour déterminer s’il demandera le renouvellement du mandat d’une ou d’un titulaire de chaire donné et doit communiquer ces critères aux titulaires de chaire au début et au cours de leur mandat, au besoin.
Nomination pour un troisième mandat d’une ou d’un titulaire de chaire de niveau 1
La ou le titulaire d’une chaire de niveau 1 ne peut être nommé pour un troisième mandat, sauf dans des circonstances très exceptionnelles. Voir la rubrique Admissibilité au renouvellement pour en savoir plus, notamment sur le contenu de l’énoncé ayant trait à la transparence, le cas échéant. L’établissement doit :
- le jour même de l’affichage en ligne, envoyer par courriel, à information@chairs-chaires.gc.ca, le lien vers la version en ligne de l’énoncé ayant trait à la transparence et joindre la version PDF;
- joindre un exemplaire de l’énoncé au dossier de mise en candidature dans le portail Convergence;
- archiver tous les énoncés ayant trait à la transparence afin qu’ils soient accessibles dans les pages du site Web public que l’établissement consacre à la reddition de comptes et à la transparence pendant au moins trois ans.
11) Surveillance du processus de recrutement et de mise en candidature
Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements vérifiera régulièrement si les établissements respectent les exigences. Les établissements peuvent être invités à fournir, à tout moment dans les 48 mois suivant la présentation d’une candidature, la preuve que le processus a satisfait aux exigences. S’il est établi, au terme d’un exercice de surveillance, que le processus n’était pas conforme, le Programme se réserve le droit de retirer la candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’une ou d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours.
Voici des exemples de documents que l’établissement pourrait être appelé à fournir :
- des renseignements sur les membres du comité de recrutement et de mise en candidature;
- le nom de la représentante ou du représentant de haut rang de l’établissement chargé de s’assurer que le processus de recrutement a respecté les cibles en matière d’équité de l’établissement et a satisfait aux exigences du Programme en ce qui a trait au processus de recrutement ouvert et transparent;
- la description de la formation en matière d’équité, de diversité et d’inclusion offerte aux personnes qui ont participé au processus (y compris la formation sur les préjugés inconscients);
- la description du rôle de l’agente ou de l’agent en matière d’équité et de diversité ou de la ou du responsable désigné à titre de champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion;
- la description des efforts proactifs déployés pour constituer un bassin de candidatures diversifié et de la stratégie adoptée à cet égard;
- la description des moyens utilisés pour s’assurer que les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation ou dont les circonstances personnelles les ont amenées à prendre un congé ou à ralentir leurs activités professionnelles ne soient pas désavantagées dans le processus de mise en candidature;
- les critères et les grilles d’évaluation utilisés;
- un exemplaire des lignes directrices et des politiques internes (p. ex. les politiques en matière d’équité, les politiques ou pratiques de recrutement pour les postes menant à la permanence, les conventions collectives ou autres documents équivalents);
- la description des bonnes pratiques utilisées pour recueillir des données sur la participation des personnes faisant partie de groupes sous-représentés, y compris un exemplaire du formulaire de déclaration volontaire.
Des questions?
Pour toute question concernant ces exigences ou les pratiques du Programme en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, écrivez à :
Renseignements généraux
edi-edi@chairs-chaires.gc.ca