Directives pour les établissements
Lignes directrices et pratiques exemplaires pour les rédacteurs de lettres
Limiter les préjugés involontaires

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Directives aux établissements

Trois lettres de recommandation rédigées par des personnes qui satisfont aux exigences en matière de conflit d’intérêts du Programme sont requises avant la présentation de la candidature. Il est conseillé aux établissements de consulter Convergence pour s’assurer que les trois lettres ont bel et bien été reçues pour chacune des candidatures avant la date limite.

Conflit d’intérêts

Veuillez lire attentivement les lignes directrices du Programme des chaires de recherche du Canada sur les conflits d’intérêts et la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.  

À l’exception des nouvelles mises en candidature de niveau 2, pour lesquelles jusqu’à deux des trois lettres de recommandation peuvent être « en conflit » avec au moins une recommandation « autonome », les lettres de recommandation pour les mises en candidature pour le Programme doivent provenir de répondants qui ne sont pas en conflit d’intérêts avec le candidat.

Il incombe aux établissements de vérifier que les lettres de recommandation présentées à l’appui des mises en candidature répondent aux exigences du Programme relativement aux conflits d’intérêts. Si l’on découvre, pendant l’examen par les pairs, qu’une lettre de recommandation ne répond pas à ces exigences, le Secrétariat retirera la lettre de la trousse de mise en candidature.

Lettres appuyant une nouvelle mise en candidature

Chaires de niveau 1

• Les trois lettres doivent provenir d’une autorité établie dans le domaine qui ne se trouve pas en situation de conflit d’intérêts avec le candidat.
• Une des lettres doit provenir d’une autorité internationale reconnue dans le domaine d’étude du candidat qui n’habite pas le pays où ce dernier travaille actuellement.
• Les trois lettres devraient faire état du statut international du candidat, des impacts particuliers de sa recherche et de l’importance plus générale de sa contribution en recherche.

Chaires de niveau 2

• Une des lettres doit provenir d’une autorité établie dans le domaine qui ne se trouve pas en situation de conflit d’intérêts avec le candidat.
• Deux des lettres doivent provenir de répondants qui ne sont pas affiliés à l’établissement posant la candidature, à moins que la personne soit le superviseur de doctorat ou de recherche postdoctorale du candidat.
• Les trois lettres devraient insister sur le potentiel du candidat ainsi que sur sa capacité de diriger de manière autonome un programme de recherche et de se bâtir une réputation internationale au cours des cinq années où il occupera la chaire de niveau 2.

Lettres appuyant une demande de renouvellement

Chaires de niveau 1 et de niveau 2

• Les trois lettres doivent provenir d’une autorité établie dans le domaine qui ne se trouve pas en situation de conflit d’intérêts avec le candidat.
• Une des lettres doit provenir d’une autorité internationale reconnue dans le domaine d’étude du candidat qui n’habite pas le pays où ce dernier travaille actuellement.
• Les trois lettres pour les demandes de renouvellement devraient décrire avant tout les réalisations du candidat au cours du mandat antérieur en tant que titulaire de chaire de recherche du Canada.

 

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Lignes directrices et pratiques exemplaires pour les rédacteurs de lettres de recommandation

Remerciement
Le Secrétariat souhaite vous remercier de donner généreusement de votre temps et de vos connaissances spécialisées pour rédiger une lettre de recommandation pour un candidat à une chaire de recherche du Canada.

Les lettres de recommandation constituent un élément important du processus d’examen par les pairs rigoureux du Programme. Les examinateurs étudient de près ces lettres. Elles éclairent les recommandations de financement présentées au comité directeur du Programme.

Format de la lettre

Les lettres de recommandation doivent :

• être rédigées sur du papier à en-tête;
• être datées;
• indiquer clairement le nom complet du candidat;
• indiquer le nom du répondant, son poste, son département, son établissement, son adresse électronique et son numéro de téléphone;
• compter une signature électronique;
• comporter un énoncé du répondant indiquant qu’il n’est pas en situation de conflit d’intérêts, le cas échéant;
• comporter un énoncé décrivant la relation professionnelle entre le répondant et le candidat;
• être téléchargées au Secrétariat en Convergence par le répondant, avant la date limite.
• être présentées au Secrétariat au plus tard à minuit le jour de la date limite de présentation des lettres de recommandation;

Contenu de la lettre

Vous faciliterez la tâche des examinateurs en divisant votre lettre en quatre parties :

Partie 1 – Introduction

Expliquez votre relation avec le candidat et offrez des détails sur vos compétences en tant que répondant pour la personne en question :

• Ajoutez un énoncé où vous déclarez que vous n’avez aucun conflit d’intérêts (sauf s’il s’agit d’une nouvelle mise en candidature de niveau 2, tel qu’indiqué ci-dessus) vous empêchant de rédiger une lettre de recommandation pour le candidat. 
• Le cas échéant, décrivez la relation professionnelle entre vous et le candidat, y compris la période depuis laquelle vous vous connaissez et en quelle capacité.
• Ajoutez une brève description de vos qualités et de vos titres de compétence pour aider les examinateurs à mettre votre recommandation en contexte.

Partie 2 – Qualité du candidat

Cette section devrait offrir un aperçu de la qualité du candidat par rapport aux critères d’évaluation du Programme des chaires de recherche du Canada (voir la section Critères d’évaluation : qualité du candidat et du programme de recherche ci-dessous). Selon l’étape où se trouve le candidat dans sa carrière et le type de mise en candidature (c’est-à-dire chaire de niveau 1 ou de niveau 2, nouvelle candidature ou renouvellement), veuillez fournir des renseignements sur les points suivants :

• la formation qu’a reçue le candidat, ses connaissances spécialisées et son expérience dans le domaine de recherche de la chaire proposée;
• la qualité, l’originalité et le caractère novateur des réalisations universitaires ou des réalisations en matière de recherche du candidat;
• l’impact du candidat dans le domaine ainsi que la valeur et l’importance de sa contribution en recherche;
• la capacité antérieure du candidat (ou son potentiel à cet égard) de recruter et de superviser des stagiaires, des étudiants et des chercheurs de demain;
• pour les mises en candidature de chaire de niveau 1 seulement, le statut international du candidat comme chef de file dans son domaine;
• pour les mises en candidature de chaire de niveau 2 seulement, la capacité du candidat de diriger de manière autonome un programme de recherche et son potentiel de se bâtir une réputation internationale au cours de son mandat de cinq à dix ans en tant que titulaire de chaire;
• pour les demandes de renouvellement de chaire de niveau 1 et de niveau 2 seulement, les réalisations du candidat pendant son mandat antérieur en tant que titulaire de chaire de recherche du Canada;
• la capacité ou le potentiel du candidat de former des collaborations avec d’autres chercheurs au Canada et à l’étranger.

Partie 3 – Statut et compétences professionnels

Cette section vise à fournir des renseignements sur le statut et les compétences professionnelles du candidat à un niveau plus général, selon ce qui est approprié à l’étape où il se trouve dans sa carrière et le type de mise en candidature (c’est-à-dire chaire de niveau 1 ou de niveau 2, nouvelle candidature ou renouvellement). Prenez garde en particulier de ne pas inconsciemment appliquer de préjugés sexistes dans cette section (voir la section Limiter les préjugés involontaires ci-dessous). Veuillez fournir des renseignements sur les points suivants :

• les réalisations et les activités qui démontrent l’impact du travail antérieur du candidat (p. ex. le financement qu’il a reçu antérieurement pour des travaux de recherche évalués par des pairs, les prix qu’il a obtenus, les invitations qu’il a reçu à titre de présentateur, sa contribution à la pratique professionnelle ou aux politiques publiques, etc.);
• les compétences et les attributs personnels démontrant le potentiel du candidat par rapport aux contributions à venir dans son domaine de recherche (p. ex. ses compétences en matière de leadership, sa vision, ses compétences techniques, sa capacité de rédaction, sa fiabilité, ses capacités de communication, sa capacité d’encadrement, son esprit créateur, son originalité, son autonomie et sa collégialité, etc.).

Partie 4 - Conclusion

Terminez votre lettre avec ce qui suit :

• un résumé de vos points principaux;
• une phrase qui indique clairement votre recommandation générale.

Pratiques exemplaires

Lorsque vous rédigez votre lettre, veuillez tenir compte des pratiques exemplaires ci-dessous :

• Soyez précis, juste, clair et équilibré dans vos propos.
• Évitez les énoncés marquant une familiarité indue (p. ex. n’employez pas le prénom du candidat).
• Si possible, appuyez vos points par des exemples particuliers de réalisations du candidat.
• Employez judicieusement les superlatifs descriptifs (p. ex. excellent, exceptionnel) et appuyez-les par des preuves.
• Limitez votre lettre à une ou deux pages.
• Revoyez tous les points énumérés à la section Contenu de la lettre pour vous assurer de ne rien avoir oublié par inadvertance. Les examinateurs pourraient se demander pourquoi certains points ont été laissés pour compte.
• N’ajoutez que des renseignements se rapportant à la chaire (p. ex. n’ajoutez pas d’information liée à l’ethnicité, à l’âge, aux loisirs, à la situation familiale, aux croyances religieuses du candidat ou autre).
• Évitez de dévoiler des renseignements personnels du candidat. La seule situation où de tels détails pourraient s’avérer utiles serait pour expliquer une interruption dans le dossier de rendement du candidat (p. ex. des circonstances où les problèmes de santé ou les responsabilités de famille du candidat l’ont obligé à interrompre temporairement sa carrière); la prudence est de mise.
• Soyez conscient de la possibilité de préjugés involontaires et choisissez vos mots avec soin (voir ci-dessous).

Limiter les préjugés involontaires

Selon un rapport de l’American Association of University Women, les préjugés implicites se manifestent dans l’inconscient, sont influencés par notre milieu culturel et peuvent avoir une incidence sur notre processus décisionnel. Selon une étude issue de la Wayne State University dans laquelle on a comparé systématiquement les lettres de recommandation rédigées pour des femmes et celles pour des hommes, les lettres pour les femmes étaient davantage susceptibles de présenter les caractéristiques suivantes : 

• être plus brèves et incomplètes;
• compter des termes associés au sexe (p. ex. femme, dame, mère, épouse);
• compter moins d’adjectifs « de démarcation » (p. ex. excellent, exceptionnel, etc.);
• compter des « éléments semant le doute » (c’est-à-dire une formulation péjorative, des énoncés moins fermes, des commentaires sans explication, des éloges peu dynamiques et des faits n’ayant aucun rapport avec le sujet);
• mettre l’accent sur les qualités interpersonnelles de la personne (p. ex. aimable, compatissante, etc.) plutôt que sur ses compétences en recherche ou ses réalisations;
• compter des renseignements personnels qui ne sont pas utiles pour le poste.

Il est important d’éviter les préjugés involontaires dans les lettres de recommandation, car ils peuvent avoir des effets négatifs non intentionnels sur la réussite générale ou le cheminement de carrière des personnes – surtout s’il s’agit d’une femme. Les recherches démontrent que des facteurs sociaux et environnementaux (y compris les préjugés involontaires) contribuent au phénomène de la sous-représentation des femmes dans le domaine des sciences. 

Comment limiter les préjugés involontaires

Pour limiter l’influence des préjugés involontaires dans votre lettre, veuillez :

• faire un effort conscient pour comparer le candidat aux exigences particulières du type de chaire (c’est-à-dire chaire de niveau 1 ou de niveau 2, nouvelle candidature ou renouvellement);
• éviter d’employer des adjectifs stéréotypés lorsque vous décrivez la personnalité et les compétences du candidat, surtout si vous rédigez une lettre pour une femme (p.  ex. évitez des mots tels que gentille, aimable, avenante, sympathique, empathique, altruiste, généreuse, chaleureuse, maternelle, etc.);
• envisager d’employer des adjectifs « de démarcation » pour les hommes et les femmes, si la situation s’y prête (p. ex. superbe, excellent, exceptionnel, confiant, brillant, ambitieux, bien renseigné, intellectuel, etc.);
• employer le titre officiel du candidat et son nom de famille plutôt que son prénom;
• vérifier que votre lettre ne compte ni omission involontaire, ni énoncé involontaire qui sème le doute, est négatif ou n’est pas expliqué (p. ex. « pourrait être un excellent chef de file » plutôt que « est un chef de file établi »).
  
  

Critères d’évaluation : qualité du candidat et du programme de recherche

NOUVELLES MISES EN CANDIDATURE		DEMANDE DE RENOUVELLEMENT
Chaire de niveau 1	Chaire de niveau 2	Chaire de niveau 1	Chaire de niveau 2
Le candidat doit : être un chercheur exceptionnel, novateur et de calibre mondial dont les réalisations ont eu une incidence importante dans son domaine; être un chef de file reconnu à l’échelle mondiale dans son domaine; se démarquer pour sa capacité de recruter et de superviser des étudiants de cycle supérieur et des chercheurs postdoctoraux et, en tant que titulaire de chaire, être à même de recruter, de former et de retenir d’excellents stagiaires, étudiants et futurs chercheurs; proposer un programme de recherche original et novateur de la plus haute qualité.	Le candidat doit : être un excellent chercheur novateur et de calibre mondial qui a fait preuve d’une créativité de recherche particulière; montrer qu’il est susceptible de gagner la reconnaissance internationale dans son domaine d’ici 5 à 10 ans; être à même de recruter, de former et de retenir d’excellents stagiaires, étudiants et futurs chercheurs; proposer un programme de recherche original et novateur de haute qualité.	Le candidat doit : continuer de se démarquer en tant que chercheur exceptionnel de calibre mondial; avoir réussi à recruter, à former et à retenir et continuer de recruter, de former et de retenir d’excellents stagiaires et étudiants à son établissement; mener un programme de recherche qui donne des résultats de pointe ayant un impact marqué au niveau international. proposer un programme de recherche original et novateur de la plus haute qualité.	Le candidat doit : s’épanouir en un chercheur exceptionnel de calibre mondial et être en passe de devenir un chef de file dans son domaine; avoir réussi à recruter, à former et à retenir et continuera de recruter, de former et de retenir d’excellents stagiaires et étudiants à son établissement; mener un programme de recherche qui donne des résultats importants ayant un impact marqué dans le domaine. proposer un programme de recherche original et novateur de haute qualité.